תוכן שיווקי: שוב שכחת איפה שמרת את המסמך? פתרון לאיתור מסמכים מהיר

איפה לעזאזל שמרתי את המסמך הזה… נשמע מוכר? זהו חלום הבלהות של כל מי שמבלה את ימיו מול מחשב: כתבת, שמרת, הלכת לרגע או סגרת את המחשב… ו… המסמך נעלם. למזלך, אירחתי השבוע בסדנת תוכן בקלי קלות את איל תמוז – מומחה IT והמייסד של תמוז פתרונות מחשוב, שהציע לחלוק עם קוראי הבלוג שלי טיפ יעיל לתיעוד מיקומם של מסמכים במחשב. מאמר אורח.

אז איפה לכל הרוחות שמרת את המסמך הזה?… במקרה הטוב, כלומר, אם זכור לך שם המסמך, אפשר להריץ חיפוש וברוב המקרים – גם למצוא. אבל מה אם שם הקובץ אינו זכור לך? מה אם רצית לשמור מאמר הדרכה מעניין לקריאה בזמנך החופשי, אבל לא שמת לב מה הכותרת שלו ואיפה הוא נשמר?

כל כך הרבה קבצים נבלעים בתוך הבור השחור של זיכרון המחשב, וכיוון שמרפי היקר עובד שעות נוספות, אלה יהיו כמעט תמיד המסמכים הכי חשובים והכי נחוצים, שדרושים לך כאן עכשיו ומיד… מה עושים?

1. קודם כל מגבים כל מסמך בעותק מודפס
אני יודע. גם אני זוכר שדיברו פעם על משרד ללא נייר… אבל בפועל, אין אחד שלא חווה קריסת מערכות כזאת או אחרת, שהובילה למחיקת קבצים, היעלמות קבצים ופגיעה בתשתית הנתונים של הארגון. נייר אולי לא סקסי כמו מחשב, אבל הוא שם, מול העיניים, מתויק וקל לשליפה… גם פתרונות הענן המחשוביים עדיין אינם מספקים מענה אמין ויציב לעניין הגיבוי, כפי שלמדו על בשרם לא מזמן משתמשי הענן של מייקרוסופט, כאשר חלק מהפעילות קרסה והם נשארו מנותקים למשך ימים… בשורה התחתונה: אין תחליף לגיבוי מודפס, פרינט על גבי נייר.

2. יוצרים שדה אוטומטי המתעד את מיקום המסמך
מרביתנו משתמשים במעבד התמלילים כדי לייצר מסמכי תוכן, וכמעט שאיננו נותנים את הדעת על שלל האפשרויות הנוספות שמציעה לנו תכנת word. אחת מאותן אפשרויות היא יצירה של שדות אוטומטיים, ביניהם, שדה אוטומטי המתעד את מיקומו של המסמך בזיכרון המחשב.

אחת הדרכים לייעול העבודה, לחסכון בזמן ולמקסום ההכנסות היא אוטומציה. לכן, לפני שמדפיסים עותק גיבוי של המסמך, הוסיפו לו את שורת המיקום, כדי שתוכלו למצוא אותו שוב ושוב ושוב בכל רגע נתון:

שלב א

  • המקום הנכון ביותר לשדה המיקום הוא באזור השוליים התחתונים של המסך. לכן נרד עם הסמן לאזור זה ונקליק עליו פעמיים (דאבל-קליק)
  • פעולה זו תגרום לכך שהאזור יסומן על ידי קו מרוסק  ויהיה פתוח לכתיבה
  • רצוי לבחור פונט מוקטן ולצבוע אותו באפור, כדי שלא יבלוט יותר מדי במסמך
  • נלך לסרגל הכלים ונבחר את המסלול: Insert  – Quick Parts – Field (הוספה – חלקים מהירים – שדה)

איור מס' 1: כך נראה המסך שיתקבל

תוכן שיווקי בקלי קלות

שלב ב

  • בשלב זה ייפתח החלון Field (שדה)
  • בטור של שמות השדות יש לבחור בשדה FileName
  • לסמן ב"וי" את הריבוע הקטן שליד ההנחיה Add path to filename (הוסף נתיב לשם הקובץ)
  • ולסיום, ללחוץ על כפתור ה- OK.

איור מס' 2: כך נראה המסך שיתקבל

תוכן שיווקי בקלי קלות

בעקבות הסימונים והאישור, יופיע באזור השוליים (או בכל מקום אחר שתבחרו לבצע בו את הפעולה) שדה שיכיל את מיקומו של המסמך בספריות באופן אוטומטי.

כדי לראות את הנתיב בצורה המיטבית, עלינו לוודא שכיוון הטקסט מוגדר "משמאל לימין" .

איור מס' 3: כך נראה המסך שיתקבל

תוכן שיווקי בקלי קלות

שלב ג

עכשיו, אחרי שיצרנו את שביל קליפות התפוזים שיוביל אותנו תמיד למקומו של הקובץ, וכדי שלא נצטרך לחזור על כל סדר הפעולות שוב ושוב בכל מסמך, עלינו להוסיף את השדה החדש לספריית ה- Quick Parts. איך עושים את זה?

  • נשוב ונכנס לאזור השוליים התחתונים על ידי הקשה כפולה באזור זה
  • נצבע את השדה המכיל את מיקום הקובץ, המופיע בשוליים התחתונים על ידי הקשה משולבת של  Ctrl+A
  • ונבחר  בסרגל הכלים את המסלול:

Insert – Quick Parts  – Save Selection to Quick Part Gallery (הוספה – חלקים מהירים – שמירת הקטע הנבחר בגלריית החלקים המהירים)

איור מס' 4: כך נראה המסך שיתקבל

תוכן שיווקי בקלי קלות

בשלב זה תיפתח על המסך חלונית ובה עלינו למלא את הפרטים הבאים:

  • שדה Name (שם) – בו עלינו להעניק שם לתבנית (אני קראתי לו Footer & Doc. Location)
  • שדה Description (תיאור) – בו באפשרותנו לכתוב מהי התבנית, מה היא עושה ובמה היא מסייעת לנו
  • אחרי שמילאנו את הפרטים – נשמור את ההגדרות על ידי לחיצה על כפתור ה- OK.

איור מס' 5: כך נראה המסך שיתקבל

תוכן שיווקי - קיצור דרך למסמך שמור

ו… זהו. זה כל הסיפור. בפעם הבאה שנרצה לשמור מסמך עם מיקומו בנבכי המחשב, כבר לא נצטרך לעבור את כל הוויא-דולורוזה של איתור השדות.

  • ברגע שנבחר בסרגל הכלים את המסלול Insert – Quick Parts (הוספה – חלקים מהירים), יוצג לפנינו חלון ובו רשימת התבניות שיצרנו (כרגע, רק אחת…)
  • כל שיהיה עלינו לעשות הוא לבחור בתבנית המתאימה ושביל קליפות הקבצים והספריות יופיע בחלון. קליק אחד – והוא במקום.
  • כזכור, המיקום המועדף הוא בשולי העמוד, כך שלא יפריע לטקסט השוטף ולא ימשוך יותר מדי תשומת לב מהשחקן הראשי: התוכן שלנו, שהוא תמיד הגיבור של הסיפור.

איור מס' 6: כך נראה המסך שיתקבל

תוכן שיווקי - קיצור דרך לנתיב קובץ

על הכותב:
איל תמוז הוא מורה דרך בעולם הטכנולוגי ומנהל הבלוג הגיגית. הצטרפו לקבוצה ולדף העסקי של תמוז פתרונות מחשוב בפייסבוק, לקבלת כלים נוספים וטיפים לייעול וחסכון בעבודה ושכלול היכולות הטכנולוגיות שלכם, בדרך לעוד לקוחות ועוד הכנסות.

About עידית נעמן
עידית נעמן היא מורת דרך להגשמת מטרות, שמלמדת בעלי עסקים להשתמש בידע המקצועי שלהם כדי למשוך יותר לקוחות והכנסות. שיטת השיווק שפיתחה משלבת בין תוכן, NLP וכלים מתקדמים של מוטיבציה, בדרך לעשייה שיווקית אפקטיבית. בתכנית "ניהול תוכן למקצוענים" תבנו תוך 14 שבועות בלבד תשתית תוכן מושלמת לשיווק העסק שלכם. לכל הפרטים ולהצטרפות מיידית לקורס - לוחצים עכשיו על הקישור "מזנקים להצלחה"

פוסטים קשורים

15 Comments

  1. שמחתי להתארח בבלוג "בת התוכן" ונהניתי להשתתף בסדנת "תוכן בקלי קלות". עידית אומרת "תוכן בקלי קלות" וממש כך מקיימת. מעבר לכך שנהניתי מכל רגע, יצאתי עם כלים ליישום מיידי בעבודה על הבלוג שלי ועל מאמרים ופוסטים שאני כותב, כלים שיעזרו לי לכתוב בקלות רבה יותר ובצורה יעילה, שבסופו של דבר תביא לי לא רק קוראים, אלא גם לקוחות שישכרו את שרותיי. ממליץ בחום לכולם.

    • וואוו. תודה, אייל. על ההמלצה החמה, ועל המאמר המצוין. כמי שכותבת כל יום, כל היום, חשוב לי מאוד להתמצא בקלות ובמהירות בין החומרים הרבים שאני כותבת ואוספת. סוף סוף, אני יודעת, וגם בדקתי וניסיתי כשהעליתי את המאמר לאוויר, איך לתעד את מיקום הקובץ בצורה אוטומטית. וזאת, הודות לך, ולמיומנויות המופלאות שלך. תודה!

  2. נהנתי לקרוא את הפוסט המדבר על בעיות אמיתיות שגורמות לנו בדיעבד להגיד "חבל שלא חשבתי על זה קודם"
    הייתי מצרף אולי במקום הזה התראה לאלה המקבלים מסמכים בדואר, מתקנים אותם ושולחים בחזרה. אם כבר שלחתם את המסמך בחזרה – אז הכל בסדר, אבל אם עוד לא שלחתם, ושמרתם את המסמך על מנת לשלוח יותר מאוחר, אז אתם בצרות. המסמך אמנם נשמר, אבל אתם לא יודעים היכן, כי הוא מסמך זמני המשוייך למערכת הדואר וכאשר המייל המקורי נסגר – המסמך נעלם.
    בשביל זה קיימת האפשרות "שמירה בשם" על מנת לשמור במקום שאתם יודעים ולא סתם על הקרח.

    • קובי יקירי, הצלחת לדרוך על עוד יבלת כואבת של כותבי תוכן ומשתמשי מחשב… אז אני אוסיף עוד משפט, ברשותך. כאשר מקבלים מסמך במייל עם צרופה, ומחזירים תשובה ב"השב", המחשב יוצא מהנחה שבידי מי ששלח את הצרופה – נמצא הקובץ המקורי, והוא מוחק את הצרופה מהמייל. התוצאה: רבות מהתגובות יוצאות מהקשרן. קיבלתם מייל עם צרופה? השיבו תמיד ב"העבר". ו… כן, שמרו את התיקונים שלכם בספרייה יעודית, אחרת הם נידונים להיעלם. תודה, קובי. הערה חשובה!

  3. מעולה ! תודה

    • הי חן, אני אבקש מאיל תמוז להתיחס לשאלה, כי הוא מורה הדרך לעולם הטכנולוגי…

    • הי ליאת, אני שמחה שכיוונו היטב לצורך אמיתי. אני יודעת שהפתרון של איל תמוז עזר לי למצוא מענה אחרי זמן רב של תהייה. שמחה שגם לך!

  4. תודה על המאמר. כיוצר כמויות של חומרים מסוגים שונים
    רציתי לשאול אם יש את השדות האלה גם בתוכנות אקסל
    והטיפול בתמונות של מיקרוסופט? ואם כן תחת איזה תפריט?
    חן נירן
    קופירייטר למקרים קשים

    • שלום חן,
      אתה בהחלט צודק. הבעיה קיימת גם בגיליונות אקסל ובעצם בכל סוג של קובץ שאנו יוצרים.
      באקסל הפתרון דומה מאד לפתרון בוורד: יש להיכנס לתפריט "הוספה | Insert", לבחור "כותרת עליונה ותחתונה | Header & Footer", ובסרגל החדש שנפתח, לבחור "מיקום הקובץ | File Path" – זה הכל!
      במידה ואתה מתקשה – אתה מוזמן ליצור איתי קשר בנייד או במייל, ואסייע לך. כמובן שאתה מוזמן גם להירשם לקבוצה שלי בפייסבוק ולהנות מהטיפים והמאמרים שאני מפרסם שם. בהצלחה. איל תמוז

  5. סעיף מס' 1 במאמר שייך לימות העבר ולא תורם לאיכות הסביבה. הגיבוי הטוב ביותר הוא הדפסה על נייר? – אחת ההמלצות הגרועות שראיתי לאחרונה. מטכנולוג הייתי מצפה לפתרונות יותר יצירתיים שאינם פחות בטוחים ובטח יותר ירוקים.

    • עפר יקר, אני וגם איל מסכימים איתך במישור העקרוני, האקולוגי. אבל אנחנו גם מסתכלים על המציאות באופן מעשי. בעובדה, עם כל הצער שבדבר – אין עדיין תחליף אמיתי ואמין לגיבוי בנייר. אגב, כמות הנייר שאנחנו, ככותבים, צורכים, היא כאין וכאפס לעומת כמויות הנייר שמתבזבות על דברים לא נחוצים, שלא נכנס אליהם כלל. לכן, זאת איננה המלצה גרועה. היא אולי כואבת, אבל היא מחויבת המציאות שבה אנחנו פועלים. כולנו מקווים לימים טובים יותר, ירוקים יותר ובטוחים יותר.

  6. עידית יקרה – שאפו ענק!
    כמה זמן אני מאבדת בחיפוש, איזו חווית תסכול זו, כמה האשמה עצמית ועלבונות – מוריד את הכוח והמוטיבציה לטרוח הלאה בכלל.
    אז – תודה לכתבה ולהנחיות!
    אחלה, יצרתי, שמרתי.
    נשמתי לרווחה!
    תודה.

    • תודה, צילה יקרה. הפטנט הנפלא הזה עובד, לצער כולנו, אך ורק על פרינט, כלומר, כאשר מדפיסים את המסמך ורוצים שמיקומו יהיה חלק מהמסמך המודפס. פתרון נוסף, למסמכים לא מודפסים הוא אפשרות החיפוש בוורד. ופתרון שלישי הוא לנסות ולהיות שיטתיים בשמירת המסמכים… בהצלחה

  7. עידית,

    הדפסה היא לא פתרון לגבות קבצים שצריכים אחר כך לעבוד איתם. הפתרון הוא להעתיק למדיות כמו זיכרון נייד או תקליטורים או כונן חיצוני נוסף. כל יום בסוף היום אני שולח את הקבצים שיצרתי במשך היום לזיכרון נייד וכל חודש אני עושה גיבוי של הספריות החשובות לתקליטור.

    ולגבי חיפוש, יש פתרון פשוט – Copernic desktop search. התוכנה הזאת מאנדקסת את הדיסק (קובצי אופיס למיניהם, HTML, אפילו PDF) ומאפשרת חיפוש לפי טקסט. כמו חיפוש גוגל בדיסק. אפשר להוריד מכאן:
    http://www.copernic.com/index.html

    שימושי לא רק למצוא קבצים אבודים אלא גם (ובעיקר) לחפש טקסטים בקבצים. אני משתמש בעיקר כדי למצוא מונחים שכבר תירגמתי בעבר.

    • תודה, נחום. בהחלט, הדפסה לא מיועדת לקבצים בעבודה, אלא לקבצים חשובים שאנחנו רוצים לזכור איפה הם, והרבה יותר מדי פעמים – שוכחים… טוב תמיד להכיר תכנות חדשות. אבדוק בהקדם.

השאר תגובה